Elektronisko dokumentu un informācijas pārvaldības risinājumi

Vairums dokumentu mūsdienās tiek sagatavoti elektroniski, dokumentu plūsma kļūst apjomīgāka un sarežģītāka, radot nepieciešamību automatizēt un sistematizēt dokumentu pārvaldību.

DregPlus 

DregPlus ir DPA izstrādāts risinājums balstīts uz Windows SharePoint tehnoloģijām, ar kura palīdzību var pārvaldīt uzņēmuma vai organizācijas iekšējo elektronisko informāciju:

• Izveidoti lietvedības dokumentu reģistri - saņemto rēķinu, saņemto un nosūtīto dokumentu (piem. vēstule, iesniegums, akts, sūdzība), personāla dokumentu un līgumu reģistri. Dokumentu reģistriem izveidota noteikta „dokumenta kartīte", kas aizpildāma reģistrējot dokumentu un kas ļauj vēlāk ātri un vienkārši atlasīt un meklēt informāciju. Reģistros iespējams pievienot papildus elektroniskos dokumentus;
• Izveidoti klientu kontaktu un aktivitāšu ar klientu (piemēram, zvans, vēstule, tikšanās) reģistri, kas ļauj organizācijas darbiniekiem izmantot vienotu, vienmēr aktuālu kontaktu bāzi kā arī reģistrēt un vadīt aktivitātes ar klientu, deleģēt aktivitāti citiem darbiniekiem  un norādīt aktivitātes rezultātus;
• Izmantojot SharePoint tehnoloģiju funkcionalitāti, iespējams pievienot un dzēst sistēmas lietotājus, piešķirt piekļuves tiesības un definēt drošības grupas, kā arī brīvi pilnveidot esošos un veidot jaunus dokumentu reģistrus un sarakstus, attēlu un slaidu bibliotēkas, diskusijas, ziņojumus un izmantot citas izmantotās tehnoloģijas sniegtās iespējas.
• Iespējams definēt lietotājam nepieciešamo darba vidi, piemēram „šodienas skats" ar tikai šodien aktuālajiem ierakstiem.

DregPlus ir bāzes risinājums, kas tiek izplatīts bez maksas, bet tehnoloģijas pieļauj plašas tālākas pielāgošanas iespējas, ko var veikt lietotājs pats bez programmēšanas zināšanām un iemaņām vai konsultēties un pasūtīt izstrādi DPA.

Izmēģināt DregPlus

Izmēģināt risinājumu tiešsaistē iespējams http://dreg.dpa.lv/
(Lietotājs: dregman; parole: DregMan)

Tiešsaistē lietotāji var pievienot dokumentus, veidot skatus, šķirot, meklēt, pļāpāt forumos, veidot aptaujas.

Sharepoint tehnoloģiju iespējas 

Microsoft SharePoint tehnoloģijas nodrošina vienotu, integrētu vidi, kas ir piemērota dažādiem biznesa risinājumiem jebkura lieluma organizācijai, tādiem kā:

• Vienota elektroniskā vide organizācijas iekšējai sadarbībai un informācijas risinājumiem: intranet un portāla risinājumi, ziņojumi, diskusijas, aktualitāšu kalendārs, attēlu galerijas, blogi;
• Vienota vide visu organizācijas elektronisko dokumentu pārvaldībai un lietvedības risinājumiem: dokumentu izstrāde, aprite un uzglabāšana, uzņēmuma veidlapu un standarta formu vadība, informācijas vadība un meklēšana, dokumentu plūsmu automatizācija (piemēram, dokumentu apstiprināšana). Salīdzinot ar failsistēmu, ievērojami atvieglota dokumentu atrašana un kontrole. Iespējama meklēšana pēc atslēgas vārda dokumentā;
• Elektroniska personāla vadība: iespējams automatizēt ar personāla vadību saistītus procesus - personāla dokumentu pārvaldību, anketēšanas un aptaujas, darbinieku pieteikumus (piemēram, atvaļinājumu pieteikumus), personāla datu bāzi, uzņēmuma iekšējos sludinājumus un ziņojumus u.c.
• Projektu pārvaldība: iespējams automatizēt ar projektiem saistītas aktivitātes: komandu kopdarbības vides (blogi, portāli, diskusijas utt.), uzdevumu piesaisti un izpildes kontroli, kopdarbības un diskusiju vietnes, sapulču vadību (piesaistīta Microsoft Exchange un Outlook kalendāram);
• Digitālo arhīvu veidošana.

Vairāk par Microsoft SharePoint tehnoloģijām var uzzināt www.microsoft.com/sharepoint  vai vaicāt DPA konsultantiem pa tālruni 67509900 vai rakstīt dpa@dpa.lv.